Organisateurs de salon

Contexte

Reed Exhibition gère des événements prestigieux tels que le Midem, le Mipim, le MipTV, etc. Les plus grands noms de la profession viennent à ces grands rendez-vous incontournables qui se déroulent dans un mélange de business, de spectacle et de prestige ! C'est l'occasion pour Reed d'organiser de grands dîners auxquels assistent nombre de VIP et participants de renom...

Au MIDEM à Cannes, pour chaque dîner, cocktail ou déjeuner organisé, 3 à 5 personnes sont en charge de l'accueil des invités et du placement aux tables.

Pour cela, toute l'équipe est munie de terminaux EGYLIS. Avant chaque réception, la liste des invités est chargée automatiquement sur les terminaux par Internet et chaque membre de l'équipe s'en sert pour cocher l'arrivée des invités, leur affecter une table ou enregistrer une personne supplémentaire. A chaque modification effectuée par l'un des membres de l'équipe, tous les PDA sont mis à jour. Ainsi à tout instant, chaque membre de l'équipe à la même visibilité sur l'état d'avancée de l'accueil de l'événement.

A tout moment, chaque membre de l'équipe sait précisément combien de personnes sont arrivées, le nombre exact de personnes non planifiées et si des tables supplémentaires sont à prévoir. En conséquence, chaque équipier sait si une table est complète ou si une personne doit être affectée à la dernière minute sur une table de VIP clé. Ainsi, le déroulement de la phase délicate des arrivées est gérée sans problème, dans une fluidité et une efficacité complète. Grâce à l'image high-tech des PDA communicants et à la réactivité des équipes, l'image véhiculée par Reed est à la hauteur de l'événement !

Egylis a mis à disposition de REED MIDEM un compte web MOVE-ON permettant de charger sa base de données d'invités et, en fin de dîner, de télécharger la base résultante des présents pour en exploiter les données. L'équipe Protocol peut donc analyser immédiatement la réussite de son événement.

Solution choisie

Move-On Dashboard

La parole de l'expert

"Le service Move-On Dashboard d'Egylis a véritablement simplifié notre travail. Lorsque nous avons des dîners de 300 personnes, chaque membre de l'équipe se positionne à un endroit différent de la salle et peut maintenant savoir quel est l'état d'avancement de la prise en charge des invités, sans avoir à passer un quart d'heure à réconcilier les informations notées par les autres. L'accueil dure entre 20 minutes et une demi-heure. Il est crucial pour chacune d'entre nous de pouvoir connaître l'état d'une table et surtout le nombre exact de personnes rajoutées à la dernière minute. Au-delà d'une certaine limite nous devons stopper l'entrée de personnes non prévues. Ce service a véritablement changé les conditions dans lesquelles nous travaillons."

Isabelle LEJEUNE, membre de l'équipe Protocole